Specyfika firm budowlanych sprawia, że wraz ze wzrostem obrotów spółki co raz trudniej jest zapanować nad natłokiem dokumentów kosztowych, które wpływają do sekretariatów z wielu źródeł jednocześnie. Nie zawsze na czas i nie zawsze wiadomo czego lub kogo dotyczą. 

Brak centralnego punktu łączącego wszystkich interesariuszy procesu dekretacji i akceptacji faktury kosztowej sprawia, że dokumenty nie są opisywane i rozliczane na czas. To skutkuje między innymi negatywnym postrzeganiem kompetencji firmy w oczach jej kontrahentów, a co gorsza karami finansowymi z ich strony w przypadku złamania zapisów umowy.

Celami biznesowymi, w ujęciu obiegu dokumentów kosztowych, jakie stawiają sobie firmy budowlane współpracujące z Connecto to przede wszystkim usprawnienie i uszczelnienie procedury ich dekretacji, akceptacji i rozliczenia księgowego oraz wyeliminowanie zbędnych działań i zadań.

Usprawnienie obiegu faktury kosztowej

Nie ma jednego złotego środka na problemy każdego naszego Klienta. Do każdego wdrożenia podchodzimy indywidualnie. Poprzedzone jest ono profesjonalną analizą biznesową przedsiębiorstwa, na podstawie której określamy cel biznesowy wdrożenia, wymagania Klienta oraz sposób, w jaki platforma Connecto je wypełni.

Za każdym razem naszym celem jest maksymalne uproszczenie procedur i wyeliminowanie wszystkich niepotrzebnie dotąd wykonywanych działań. Wszystkie dane uzupełniane podczas obiegu faktury kosztowej przez kolejnych użytkowników nie musza być już powielane. Zarejestrowanie nowego dokumentu wraz z danymi nagłówkowymi przez sekretariat jednocześnie uzupełnia księgę kancelaryjną, archiwum faktur, a po akceptacji kosztów dane te zostaną automatycznie przeniesione do systemu księgowego w ramach integracji z systemami ERP.

Uszczelnienie procedur

W przeciwieństwie do standardowego cyklu życia dokumentu kosztowego w firmie, obieg elektroniczny nie pozwala na dwuznaczność. Dobrze przeanalizowany i wdrożony obieg faktury kosztowej w spółce budowlanej przewiduje wszystkie standardowe i niemal wszystkie niestandardowe ścieżki, które musi pokonać dokument. Wielowariantowy silnik workflow (obiegu pracy) automatycznie przekaże dokument na odpowiedni etap i do odpowiedniej osoby lub grupy osób w zależności od wielu czynników.

Przykładem może być wysokość kwoty do zapłaty, nabywca (w przypadku grupy spółek), osoba dekretująca czy miejsca powstania kosztu powiązane z dokumentem na etapie dekretacji. Otwartość i łatwość modyfikacji systemu pozwala na szybką reakcję administratora w momencie wystąpienia nietypowej sytuacji nieprzewidzianej przez system.

Co jeszcze daje platforma Connecto?

Informacje wprowadzone do platformy Connecto na drodze akceptacji i dekretacji, pozwalają na prowadzenie szczegółowego oraz aktualnego budżetu prowadzonych inwestycji. Można to zrobić na dowolnym poziomie szczegółowości i o dowolnej strukturze.

Kierownik budowy i jego przełożeni mogą analizować dane o projekcie takie jak zaangażowanie finansowe bez konieczności angażowania w to działu księgowości, zaś dział controllingu może analizować dane w ujęciu wszystkich obecnych kontraktów i skonfrontować je z danymi historycznymi lub zapisami z planu kont za pomocą modułu do raportowania Business Intelligence.