Istotnym, jeśli nie najważniejszym elementem prowadzenia projektu z punktu widzenia project managera i zarządu spółki, jest bieżąca i dokładna informacja na temat zaangażowania finansowego, ilościowego i czasowego na kontrakcie. Platforma Connecto dostarcza wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania projektem budowlanym.

Jak działa program do rozliczania budowy?

Zacznijmy od wyjaśnienia tego, jak działa program do rozliczania budowy. System tego typu przede wszystkim gromadzi, a następnie analizuje dane (z m.in. kosztorysów, umów, faktur) o kosztach związanych z danym projektem, co ułatwia zarządzanie budżetem. Z jego pomocą można także zautomatyzować wiele formalności, ponieważ może generować np. kosztorysy albo faktury. Przy tym pomaga monitorować wydatki oraz ułatwia rozliczenia, np. z podwykonawcami.

Do głównych funkcji programu do rozliczania budowy zaliczają się m.in.:

• tworzenie schematów budżetowych,
• przypisywanie kosztów, przychodów oraz wbudowanych ilości z dokumentów rozliczeniowych (kosztowych i przychodowych),
• tworzenie niestandardowych dokumentów rozliczeniowych, takich jak np. karty pracy,
• analiza zebranych danych, w tym także z wybranego obszaru, np. tylko koszty usług obcych albo wydatki poniesione w pierwszym kwartale.
• rejestrowanie zapytań przychodzących od Inwestorów i Generalnych Wykonawców,
• wysyłka zapytań do podwykonawców i dostawców materiałów,
• tworzenie ofert w odpowiedzi na zapytania,
• rejestrowanie pism przychodzących i wychodzących,
• tworzenie księgi kancelaryjnej,
• tworzenie dokumentów magazynowych, np. PW, RW czy WZ,
• rejestracja narzędzi i sprzętu ciężkiego,
• tworzenie historii przyjęć, wydań, zwrotów i zniszczeń sprzętu,
• rejestracja czasu pracy pracowników i sprzętu.

Kto korzysta z programu do rozliczania budowy?

Z programu do rozliczania budowy korzystają różne podmioty związane z branżą budowlaną. System znacznie ułatwia codzienną pracę, ponieważ szybciej wykonuje rozmaite obliczenia i analizy, a także pozwala na bieżąco kontrolować postępy prac i ponoszone koszty. Na takie rozwiązanie decydują się przede wszystkim:

• firmy budowlane – z jego pomocą zarządzają budżetem, szacują koszty realizacji oraz monitorują wydatki,
• inwestorzy – w ten sposób m.in. kalkulują opłacalność inwestycji, śledzą postępy prac oraz kontrolują koszty;
• deweloperzy – używają go, by obliczać rentowność danej inwestycji, zarządzać finansami, rozliczać się z wykonawcami itp.;
• architekci i projektanci – wykorzystują go do tworzenia kosztorysów, a także szacowania kosztów materiałów i pracy;
• biura projektowe – głównie wspierają się nim przy rozliczaniu się z podwykonawcami, a także przy nadzorowaniu postępów prac;
• podwykonawcy – przede wszystkim z ich pomocą rozliczają się ze zleceniodawcami;
• rzeczoznawcy – w oparciu o system przygotowują kalkulacje kosztów budowy, napraw czy modernizacji.

Program do rozliczania budowy – dowolna struktura budżetowa

Mimo dużego doświadczenia we wdrażaniu systemów informatycznych w firmach budowlanych, nigdy nie mamy pewności, jaka struktura budżetowa będzie odpowiednia dla Twojej firmy. Z tego względu przygotowaliśmy specjalne narzędzie, które umożliwia definiowanie i modyfikowania jej na bieżąco w ramach każdego kontraktu. Hierarchia budżetu może mieć tak dużo poziomów, jak tylko uznasz to za słuszne.

Strukturę budżetu budujesz z czterech typów kolumn, które możesz dowolnie grupować:

1. Opisowej– dowolny tekst lub lista np. (Rodzaj prac, Grupa kosztów, Jednostka miary).
2. Liczbowej – dowolna wartość liczbowa lub walutowa (Planowane koszty, Ilości czy Cena).
3. Rozliczającej – pole liczbowe aktualizowane za pomocą dokumentów rozliczających (na przykład za pomocą Faktury Kosztowej czy Sprzedażowej).
4. Wyliczającej – dowolna formuła lub źródło danych, które pomoże w analizie danych (przykładowo wyliczenie procentowe zaangażowania finansowego).

W ramach prowadzonych prac możesz wyodrębnić osobny budżet ilościowy, który posiadać będzie bliźniacze lub odrębne pozycje budżetowe. Program do rozliczania budowy nie nakłada na Ciebie żadnych ograniczeń w zakresie ilości rodzajów, ale też wyglądu czy sposobu rozliczania budżetów.

Łatwa analiza danych budżetowych

Jeśli któraś z wartości rozliczeniowych jest dla Ciebie niejasna, to za pomocą jednego kliknięcia możesz dowiedzieć się, jakie dokumenty rozliczeniowe miały na nią wpływ i w jakim stopniu. Po kolejnym kliknięciu przeniesiesz się bezpośrednio do dokumentu.

W szybki sposób przeanalizujesz treść pisma, jak i drogę dekretacji oraz akceptacji, którą pokonało. Link do niezrozumiałego dokumentu i prośbę o wyjaśnienie możesz przekazać do odpowiedniej osoby za pomocą: komunikatora, modułu obiegu dokumentów, komentarza na dokumencie lub e-maila.

Szczegółowa analiza wielu budżetów lub aktualnie prowadzonych prac, a także porównanie z danymi historycznymi, mogą być przeprowadzone z poziomu modułu Business Intelligence. Stworzenie analizy polega na zaznaczeniu interesujących pól, ustawieniu odpowiedniego filtra danych i wyborze właściwego wykresu do ewentualnej wizualizacji raportu.

Harmonogramowanie – interaktywny wykres Gantta

Platforma Connecto posiada wbudowaną funkcjonalność związaną z harmonogramami. Interaktywny wykres Gantta wyświetla dane związane z planowanymi i realnymi datami rozpoczęcia oraz zakończenia zadań na kontrakcie. Pokazuje też postępy i ewentualne opóźnienia prac, a po jednym kliknięciu przenosi do formularza zaznaczonego zadania, gdzie otrzymuje się bardziej szczegółowe informacje (powiązane dokumenty, zespół projektowy, przydzielone zasoby, budżet zadania) oraz możliwość modyfikacji wybranych danych powiązanych z harmonogramem.