Ofertowanie – od zapytania inwestorskiego do umowy

Abyśmy w ogóle mogli mówić o prowadzeniu i rozliczaniu kontraktów budowlanych, najpierw musimy takowe pozyskać. To zadanie dla naszego działu ofertowania. Aby zwiększyć ich skuteczność i zoptymalizować proces przygotowania oferty dla potencjalnego Klienta, przenieść proces przygotowania oferty do systemu Connecto DMS oddając w ręce zespołu projektowego idealne narzędzie do wspólnej pracy nad wyceną.

Elektroniczny obieg dokumentów i moduł ofertowania pozwoli Ci na dokładne skonfigurowanie procesu przygotowania oferty w taki sposób, by jak najlepiej odzwierciedlał schemat pracy w Twojej firmie. Najczęściej nasi Klienci działają tak:

Od zapytania inwestorskiego…

Oprzemy się o przykład Przetargu Publicznego. Osoba odpowiedzialna za monitorowanie stron internetowych zawierających zaproszenia do wzięcia udziału w przetargu, tworzy nowy dokument, w którym w odpowiednich polach uzupełni kluczowe informacje, takie jak: rodzaj i zakres prac, Inwestora, datę ważności zapytania, rodzaj i kwotę wadium itp.

Do dokumentu dołączy załączniki z przedmiarami, tabelami elementów rozliczeniowych, specyfikacje techniczne, specjalne istotne warunki zamówienia i wzory pism narzucone przez Inwestora. Po wykonaniu zadania pracownik wyśle zapytanie do akceptacji z pytaniem czy firma podejmie się wyceny czy ją odrzuci i zarchiwizuje.

Ofertowanie w systemie Connecto DMS
fot.Lista aktualnie obsługiwanych zapytań od inwestora

…przez kosztorys oraz zapytania do podwykonawców….

Wyznaczona do tego osoba może zaakceptować dokument, powołać specjalny zespół projektowy i zlecić im zadania związane ze stworzeniem oferty. Każdy z członków zespołu otrzyma swój spersonalizowany wygląd okna przygotowywania oferty zależny od uprawnień i natury przydzielonego zadania.

Kosztorys do oferty możemy przygotować  w zewnętrznym systemie kosztorysującym lub  oprogramowaniu Microsoft Excel i zaimportować go do modułu kosztorysującego Connecto DMS lub skorzystać wyłącznie z modułu systemowego.

Z poziomu okna przygotowywania oferty możemy stworzyć zapytania do podwykonawców i dostawców na zaznaczone pozycje kosztorysowe aby nasza wycena była dokładniejsza. Po otrzymaniu i wybraniu najatrakcyjniejszych ofert możemy zaktualizować naszą wycenę.

Ofertowanie - od zapytania po projekt
fot. Moduł kosztorysujący w Connecto DMS

…i ofertę…

Kiedy zespół projektowy zakończy swoją pracę prześle jej owoce do odpowiedniej osoby w organizacji z prośbą o akceptację. W przypadku zaakceptowania wyliczeń kierownik zespołu projektowego otrzyma zielone światło na wysłanie kompletnej oferty do Inwestora. W każdej chwili można dokonać poprawek oferty archiwizując jej poprzednie ustalenia.

…do podpisania umowy i nowego projektu

Jeżeli wszystko pójdzie po naszej myśli to niedługo po wysłaniu oferty podpiszemy umowę na realizację prac, którą powiążemy z Inwestorem na liście kontrahentów oraz stworzymy na jej podstawie nowy projekt z odpowiednim budżetem i harmonogramem wynikającym z oferty i ustaleń zawartych w umowie.

Chcesz wdrożyć ofertowanie w Twojej firmie? Zadzwoń 32 263 00 00 lub wypełnij formularz





Firma

NIP

Osoba kontaktowa

Adres e-mail

Telefon