Zakupy i współpraca z dostawcami – sprawna obsługa zapotrzebowania

Dobra komunikacja między biurem budowy, a działem zakupów pozwoli na wyeliminowanie problemu opóźnień na kontrakcie spowodowanych brakami materiałowymi. Kontrola nad procesem zakupów prowadzi również do oszczędności poprzez lepsza analizę ofert bieżących i historycznych.

Jak skomunikować kierownika budowy z działem zakupów?

Głównym założeniem przy projektowaniu platformy Connecto DMS była stworzenie narzędzia do pracy wspólnej, które połączy wszystkie komórki organizacyjne firmy. W firmie, w której została ona wdrożona kierownik budowy może stworzyć harmonogram dostaw, który zostanie przekazany do działu zakupów i będzie przez niego na bieżąco realizowany.

Dodatkowo za pomocą dokumentu zapotrzebowania może złożyć dodatkowe zamówienie na materiały czy usługi obce. Kierownik działu zakupów lub przydzielony pracownik stworzy na podstawie zapotrzebowania dokument zapytania do podwykonawców. Dane z zapotrzebowania zostaną przeniesione do dokumentu zapytania.

Zakupy i współpraca z dostawcami - zapotrzebowanie firmy
fot. Przykładowy formularz dokumentu zapotrzebowania na materiały

Operator obsługujący zapytanie wybierze firmy do których ma ono zostać wysłane. Na podstawie wcześniej wprowadzonych danych takich jak termin i warunki dostawy czy inne uwagi zostanie przygotowany specjalny wydruk, który może zostać wydrukowany lub wysłany automatycznie pocztą elektroniczną.

Jeśli zapytanie wysłaliśmy drogą elektroniczną ze specjalnie wygenerowanym plikiem Microsoft Excel to informacje zwrotne odnośnie ofert poszczególnych dostawców możemy zaimportować do systemu bez konieczności ręcznego przepisywania danych. W szybki sposób posortujemy oferty według interesujących nas parametrów, wybierzemy zwycięzcę i roześlemy informacje zwrotne do wszystkich oferentów – dla zwycięzcy zamówienie, dla pozostałych podziękowania za ofertę.

Kierownik projektu zostanie poinformowany o zakończonym postępowaniu i otrzyma informacje na temat daty i sposobu dostawy. Informacja może pojawić się na odpowiedniej zakładce karty projektu, w harmonogramie zakupów, w skrzynce operatora i w formie powiadomienia na dowolny adres e-mail.

Platforma B2B dla firm budowlanych

Alternatywą dla aktywnego prowadzenia procesu wyboru dostawcy jest otworzenie portalu przetargowego B2B, gdzie dział zakupów wystawiał będzie zamówienia na towary i usługi. Tworząc nowy dokument zapytania do dostawców zostanie on automatycznie przekonwertowany na przetarg w systemie internetowym. Dostawcy posiadający konto w serwisie zostaną powiadomieni drogą e-mailową o możliwości wzięcia udziału w procesie składania ofert.

Oferty dostawców wysłane przez platformę B2B zostaną automatycznie zapisane w odpowiedniej zakładce dokumentu zapytania do dostawców. Proces przetargowy zostanie zamknięty automatycznie  po upływie daty ważności.

Chcesz wdrożyć system do obsługi zapotrzebowania? Zadzwoń 32 263 00 00 lub wypełnij formularz





Firma

NIP

Osoba kontaktowa

Adres e-mail

Telefon