Jak działa obieg faktury kosztowej?

Nie ma jednej właściwej ścieżki na obieg faktury kosztowej w firmie budowlanej. Nawet w ramach jednej organizacji może istnieć wiele schematów workflow dla jednego dokumentu rozliczającego. Aby wdrożyć sprawnie działający proces dekretacji należy wziąć pod uwagę wszystkie sytuacje nietypowe i wyjątkowe, a na etapie analizy zastanowić się jak zoptymalizować niektóre elementy procesu aby praca stała się wydajniejsza.

Prześledźmy wspólnie najprostszą z możliwych dróg jakie może pokonać faktura kosztowa w Twojej firmie.


1. Obieg faktury kosztowej – rejestracja
2. OCR – automatyczne rozczytanie danych
3. Dekretacja budżetowa
4. Akceptacja kosztów
5. Integracja ERP
6. Aktualizacja budżetu kontraktu

Obieg faktury kosztowej – rejestracja

Najoptymalniejszym rozwiązaniem dla firmy byłoby nie otrzymywanie żadnych faktur kosztowych. Niestety na dzień dzisiejszy nie możemy zaproponować rozwiązania, które by to umożliwiało. Dokument może trafić do systemu na wiele sposobów. Może być zeskanowany, wysłany do systemu za pomocą aplikacji mobilnej DMS, pobrany z chmury lub przekonwertowany z wiadomości e-mail. Dodając go do DMS automatycznie tworzymy zapis w księdze kancelaryjnej.

Obieg faktury kosztowej w systemie Connecto DMS
fot. Przykładowy wygląd formularza rejestracji faktury kosztowej dla sekretarki.

OCR – automatyczne rozczytanie danych

Aby maksymalnie ułatwić pracę z fakturą system Connecto DMS automatycznie rozczyta zawarte w niej informacje. Sam uzupełni kontrahenta, wypełni pola dotyczące dat, sposobu płatności i kwoty do zapłaty. W zależności od wielu czynników takich jak na przykład nazwa kontrahenta, adresat (istotne w strukturze wielofirmowej) czy rodzaju faktury system może sam zadecydować do kogo wysłać dokument.

Dekretacja budżetowa

Kolejnym ważnym krokiem na drodze faktury kosztowej jest przyznanie się do popełnienia kosztu przez kierownika robót lub projektu. Otrzyma on powiadomienie o nowym dokumencie do opisania w swojej skrzynce odbiorczej. Jego zadaniem będzie rozbicie kosztów ręcznie lub według klucza w podziale na pozycje budżetowe prac, które prowadzi. Faktura może być rozbita na wiele projektów budowlanych i pozycji budżetowych przez wielu kierowników oraz osoby upoważnione.

Akceptacja kosztów

Dokument może być akceptowany przez różne osoby w organizacji w zależności od wielu czynników takich jak wysokość kwoty netto, powiązanie z konkretnym projektem czy kontrahentem. Akceptacja może być również wielopoziomowa oraz w każdej chwili fakturę można wysłać do wyjaśnienia do wybranej osoby.

Integracja ERP

Zadekretowana i ostatecznie zaakceptowana faktura kosztowa zostanie wysłana do zintegrowanego systemu ERP do odpowiedniego miejsca  w module księgowym. Dokument w każdej chwili może być cofnięty do któregoś z poprzednich etapów, jeżeli księgowa uzna to za stosowne.

Obieg faktury kosztowej - oprogramowanie dla budownictwa
fot. Przykładowy wygląd formularza faktury kosztowej dla księgowej.

Aktualizacja budżetu kontraktu

Dekretacje budżetowe dokonane przez kierownika projektu zaktualizują budżet pozwalając na bieżące śledzenie realnego zaangażowania finansowego w danym momencie. Dane finansowe związane z budżetami są dostępne dla uprawnionych użytkowników od ręki, bez angażowania działu księgowości lub controllingu w tworzenie specjalnych raportów BI na podstawie planu kont.

Chcesz wdrożyć obieg faktury kosztowej? Zadzwoń 32 263 00 00 lub wypełnij formularz





Firma

NIP

Osoba kontaktowa

Adres e-mail

Telefon